VLOOKUP dan XLOOKUP

Mengolah data menjadi bagian dari banyak pekerjaan administrasi. Daftar karyawan, inventaris, transaksi, hingga laporan bulanan biasanya tersimpan dalam bentuk tabel. Ketika jumlah data semakin banyak, mencari informasi secara manual tentu kurang praktis. Di sinilah fungsi pencarian Excel dapat membantu. Dua rumus yang sering digunakan untuk kebutuhan tersebut adalah VLOOKUP dan XLOOKUP. Keduanya dapat mencari data dari sebuah tabel, tetapi cara kerja dan kemampuannya tidak sepenuhnya sama. Bagi staf administrasi, memahami perbedaan keduanya dapat membantu memilih rumus yang sesuai dengan kebutuhan pekerjaan.

Mengenal VLOOKUP dan XLOOKUP di Excel

Sebelum membandingkan keduanya, penting untuk mengetahui fungsi dasar masing-masing rumus. VLOOKUP merupakan fungsi pencarian yang sudah lama tersedia di Excel. Rumus ini mencari nilai pada kolom pertama sebuah tabel, kemudian mengambil informasi dari kolom lain pada baris yang sama. Sementara itu, XLOOKUP hadir dengan kemampuan pencarian yang lebih fleksibel. Rumus ini memungkinkan pengguna menentukan area pencarian dan area hasil secara terpisah.

VLOOKUP dan XLOOKUP di Excel Digunakan untuk Mencari Informasi

Contohnya, sebuah tabel administrasi memiliki kode pegawai dan nama pegawai. Daripada mencari nama secara manual, Anda cukup memasukkan kode. Excel kemudian dapat mengambil nama yang sesuai dari tabel. Cara tersebut sangat berguna ketika data memiliki banyak baris.

Perbedaan Cara Kerja VLOOKUP dan XLOOKUP di Excel

Perbedaan pertama dapat dilihat dari cara kedua rumus menentukan lokasi data. VLOOKUP bekerja secara vertikal. Nilai yang dicari harus berada pada kolom paling kiri dari area tabel yang digunakan. XLOOKUP lebih fleksibel. Kolom pencarian dapat berada di posisi mana pun, sedangkan kolom hasil juga dapat ditentukan secara terpisah.

VLOOKUP dan XLOOKUP di Excel Memiliki Fleksibilitas Berbeda

Misalnya, kode barang berada di kolom C dan nama barang berada di kolom A. Dengan VLOOKUP, susunan tersebut dapat menjadi kendala karena kolom pencarian harus berada di sebelah kiri hasil. XLOOKUP tidak memiliki batasan tersebut. Anda dapat menentukan kolom C sebagai area pencarian dan kolom A sebagai area hasil.

Contoh VLOOKUP untuk Pekerjaan Administrasi

Bayangkan Anda memiliki daftar inventaris kantor. Kolom pertama berisi kode barang, sedangkan kolom berikutnya menyimpan nama dan jumlah barang. Anda ingin mendapatkan nama barang berdasarkan kode yang dimasukkan. Contoh rumusnya: =VLOOKUP(A2,E2:G20,2,FALSE)

Rumus tersebut mencari nilai dari A2 pada kolom pertama area E2. Setelah ditemukan, Excel mengambil data dari kolom kedua pada baris yang sama.

VLOOKUP dan XLOOKUP di Excel untuk Mencari Data Karyawan

Konsep yang sama dapat digunakan pada data karyawan. Misalnya, Anda memiliki nomor identitas pegawai. Nomor tersebut dapat digunakan sebagai acuan untuk mengambil nama, jabatan, atau informasi lainnya dari tabel.

Contoh XLOOKUP untuk Pekerjaan Administrasi

XLOOKUP memiliki struktur yang lebih sederhana untuk beberapa kebutuhan pencarian. Contohnya: =XLOOKUP(A2,E2:E20,F2:F20)

Pada rumus tersebut, A2 menjadi nilai yang dicari. Area E2 digunakan sebagai tempat pencarian, sedangkan F2 menjadi area hasil. Karena kedua area tersebut ditentukan secara terpisah, posisi kolom menjadi lebih fleksibel.

VLOOKUP dan XLOOKUP di Excel untuk Data Inventaris

Misalnya kode barang berada di kolom C. Nama barang berada di kolom A. Dengan XLOOKUP, Anda dapat mencari kode pada kolom C dan mengambil nama dari kolom A tanpa harus mengubah susunan tabel. Hal ini cukup membantu ketika bekerja dengan file administrasi yang sudah memiliki struktur tetap.

Perbedaan Hasil Jika Data Tidak Ditemukan

Saat pencarian gagal, VLOOKUP biasanya menghasilkan pesan error seperti #N/A.

Anda dapat menggabungkannya dengan IFERROR agar hasilnya lebih mudah dipahami. Contohnya:=IFERROR(VLOOKUP(A2,E2:G20,2,FALSE),"Data tidak ditemukan")

XLOOKUP memiliki argumen khusus untuk menentukan hasil ketika data tidak ditemukan. Contohnya: =XLOOKUP(A2,E2:E20,F2:F20,"Data tidak ditemukan")

Dengan cara ini, pengguna tidak perlu selalu menambahkan IFERROR secara terpisah.

VLOOKUP dan XLOOKUP di Excel Membantu Membuat Laporan Lebih Rapi

Keterangan seperti “Data tidak ditemukan” tentu lebih mudah dipahami daripada pesan error. Fitur ini sangat berguna ketika rumus digunakan pada laporan yang nantinya dibaca oleh orang lain.

Mana yang Lebih Mudah Digunakan?

Untuk pengguna yang sudah terbiasa dengan Excel versi lama, VLOOKUP mungkin terasa lebih familiar. Namun, XLOOKUP memiliki struktur yang lebih fleksibel. Pengguna dapat menentukan kolom pencarian dan hasil secara langsung. Karena itu, XLOOKUP bisa menjadi pilihan menarik jika versi Excel yang digunakan sudah mendukung fungsi tersebut.

VLOOKUP dan XLOOKUP di Excel untuk Pemula

Pemula dapat mempelajari VLOOKUP terlebih dahulu untuk memahami konsep pencarian data. Setelah memahami cara kerjanya, lanjutkan dengan XLOOKUP. Dengan begitu, perbedaan antara kedua fungsi akan lebih mudah dipahami.

Kapan Sebaiknya Menggunakan VLOOKUP?

VLOOKUP masih berguna untuk banyak pekerjaan administrasi. Gunakan fungsi ini jika:

• File menggunakan Excel versi yang belum mendukung XLOOKUP.
• Data pencarian berada di kolom paling kiri.
• Anda membutuhkan rumus pencarian yang sudah umum digunakan.
• File akan digunakan bersama orang yang terbiasa dengan VLOOKUP.

Meskipun termasuk fungsi lama, VLOOKUP tetap dapat menyelesaikan banyak kebutuhan pencarian data.

Kapan Sebaiknya Menggunakan XLOOKUP?

XLOOKUP lebih cocok ketika Anda membutuhkan pencarian yang fleksibel. Fungsi ini dapat menjadi pilihan ketika:

• Kolom pencarian tidak berada di sebelah kiri.
• Anda ingin menentukan hasil “jika tidak ditemukan”.
• Anda ingin menggunakan struktur rumus yang lebih fleksibel.
• Versi Excel yang digunakan sudah mendukung XLOOKUP.

Dengan kemampuan tersebut, XLOOKUP dapat mempermudah pengolahan tabel administrasi yang kompleks.

Tips Memilih VLOOKUP dan XLOOKUP di Excel

Tidak perlu menganggap salah satu rumus selalu lebih baik daripada yang lainnya. Pilihan sebaiknya disesuaikan dengan kondisi file dan versi Excel yang digunakan. Jika bekerja dengan dokumen lama atau komputer yang menggunakan Excel versi lama, VLOOKUP dapat menjadi pilihan aman. Sebaliknya, jika menggunakan Excel yang mendukung XLOOKUP, fungsi tersebut dapat memberikan lebih banyak fleksibilitas.

VLOOKUP dan XLOOKUP di Excel Perlu Dipahami Keduanya

Menguasai dua fungsi tersebut akan memberikan lebih banyak pilihan ketika mengolah data. Anda juga tidak akan terlalu bergantung pada satu rumus saja. Jika struktur tabel berubah, Anda dapat memilih fungsi yang paling sesuai.

Baca Juga: Tingkatkan Kemampuan mu Dengan Mengikuti Kursus Ini

Kesimpulan

VLOOKUP dan XLOOKUP di Excel sama-sama dapat digunakan untuk menemukan informasi dari sebuah tabel. Namun, keduanya memiliki cara kerja yang berbeda. VLOOKUP mengharuskan nilai pencarian berada di kolom paling kiri dari area yang digunakan. Sementara itu, XLOOKUP memungkinkan area pencarian dan area hasil ditentukan secara terpisah. Untuk pekerjaan administrasi, keduanya dapat membantu mempercepat pencarian data karyawan, inventaris, transaksi, maupun informasi lainnya. Jika Anda menggunakan Excel yang sudah mendukung XLOOKUP, fungsi tersebut menawarkan fleksibilitas yang lebih besar. Namun, VLOOKUP tetap layak dipelajari karena masih banyak digunakan pada dokumen dan sistem kerja yang sudah ada. Buat Anda yang ingin belajar langsung dengan Ahlinya, bisa mengambil kursus Administrasi Perkantoran bersama Flashcom. Informasi lebih lanjut bisa menghubungi Layanan Pelanggan by WhatsApp/Hotline 0816-1500-8008.